POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS WI

En cumplimiento de la ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que desarrollan el derecho constitucional de HABEAS DATA y la protección de datos personales, en WI SOLUTION SUITE S.A.S., en adelante WI, sociedad domiciliada en la ciudad de Medellín, Antioquia; como responsable del tratamiento de datos personales que conocemos de nuestros clientes, usuarios, empleados, asistentes a eventos, contactos web, proveedores y contratistas, hemos adoptado una Política de tratamiento y procesamiento de Datos Personales acá publicada y entendemos que el titular de los mismos, la conoce y la ha aceptado al momento de suministrarlos.

El tratamiento que le daremos a los datos personales está relacionado con el desarrollo del objeto social de WI y las actividades conexas a este, no será utilizada para propósitos diferentes a los aquí establecidos; para darle un uso no autorizada por el titular o estipulado en esta política, solicitaremos previamente dicha autorización por parte del titular; salvo que se trate de alguna de las excepciones consagradas en la ley.

INFORMACIÓN GENERAL DE WI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA POLÍTICA

La Política de Tratamiento de datos personales tiene por objeto desarrollar y dar a conocer al público en general los lineamientos corporativos y de Ley bajo los cuales WI realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad del tratamiento, los derechos que le asisten a los titules, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante WI, entre otros.

MARCO NORMATIVO

La presente Política de Tratamiento de la información personal tiene su sustento normativo en el artículo 15 de la Constitución Política, en la Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales disponen:

Constitución Política

Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

Ley Estatutaria 1581 de 2012

“Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

Decreto reglamentario 1377 de 2013

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012"

DEFINICIONES

• Titular: Cada una de las personas naturales con las que se relacionan los datos personales.
• Datos Personales: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.
• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Tratamiento de Datos (o “Tratamiento”): Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Autorización: se entiende como el consentimiento que, de forma previa, expresa e informada, otorga el titular de los datos personales al responsable del tratamiento de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Cliente: Persona jurídica que ha establecido una relación comercial con WI para la prestación de un servicio determinado.
• Usuario: Toda persona natural se registre y tenga un “usuario” y una “contraseña” para acceder a alguno de los servicios ofrecidos por la página de VIVIENDAWI.
• Transferencia: Se refiere al envío por parte de WI como responsable del tratamiento o un encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.

FINALIDADES Y USOS DE LOS DATOS PERSONALES

WI como encargado y/o responsable del tratamiento de la información de carácter personal que recopile, almacene, actualice, transmite, transfiera o suprima de sus clientes, empleados, usuarios, proveedores y comunidad en general, les dará el tratamiento o uso para las finalidades que se describen a continuación.

• La celebración de contratos para los servicios ofrecidos por WI, crear un conocimiento cercano de sus clientes y terceros para actividades de segmentación, mercadeo y ventas así como transferir la información a otros sitios o redes sociales tales como Facebook, Twitter, Google+, Instagram, etc.
• Sus Datos Personales podrán ser incluidos en una o más bases de datos y transmitidos y/o transferidos a las sociedades subordinadas, vinculadas, su matriz o controlante, las subordinadas de su matriz o controlante, (en adelante “Las Entidades Autorizadas”), para que directamente o a través de terceros, traten los Datos Personales de acuerdo con los fines establecidos en estas políticas. Correlativamente en las bases de datos de WI podrán estar incluidos los datos transmitidos y/o transferidos a ésta por las Entidades Autorizadas y/o por terceros.
• Para Lograr una comunicación eficiente con el Titular de los datos, a través de cualquier medio de contacto, relacionada con nuestros productos, servicios, promociones, alianzas, estudios, concursos, eventos, contenidos, campañas publicitarias y de mercadeo, beneficios, condiciones o políticas aplicables, canales de atención, redes sociales, así como los de Las Entidades Autorizadas.
• Proveer y promocionar nuestros servicios y/o productos.
• Informar sobre los cambios de nuestros productos o servicios o para informar los nuevos que estén relacionados con el fin de la Página o sus contratado(s).
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.
• Para la calificación y evaluación de la calidad del servicio ofrecidos por la página de VIVIENDAWI.
• Entregar y enviar al Titular de la información, contenido y/o publicidad, calificar la propensión y/o afinidad a productos o servicios de VIVIENDAWI y/o de Las Entidades Autorizadas y/o de terceros para realizar segmentaciones o perfilamiento de usuarios.
• Elaborar y reportar información de estadísticas, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de mercado o de consumo, incluyendo la posibilidad de contactarlo por parte de WI, con los fines mencionados.
• Identificar, recolectar y asociar a los datos personales de cada titular con la información capturada en la página de VIVIENDAWI, relacionada con las preferencias de navegación del titular en el portal y/o de Las Entidades Autorizadas, de hábitos de compra, asistencia a eventos, uso de promociones así como datos de georreferenciación, ubicación específica de los dispositivos móviles, para mejorar la experiencia del usuario, conocer su perfil de navegación, entregar información, publicidad segmentada de los productos y/o servicios propios o de terceros, calificar la propensión y/o afinidad a productos o servicios ofrecidos por WI y/o de Las Entidades Autorizadas y/o de terceros; todo de conformidad con la política de Cookies establecida para este portal.
• Transmitirlos, dentro o fuera de Colombia, a terceros que WI y/o Las Entidades Autorizadas pueda contratar como encargados del tratamiento de los datos personales o proveedor de cualquier otro servicio que estos requieran, en consecuencia, el titular entiende y acepta que a través de esta autorización concede a los encargados del tratamiento, autorización para acceder a sus Datos Personales en la medida en que así lo requieran para la prestación de los servicios para los cuales fueron contratados.
• La entrega de información a las autoridades que la requieran por parte de WI y/o las Entidades Autorizadas sobre sus actividades, productos y/o servicios, cuando se requiera para dar cumplimiento a sus deberes legales o reglamentarios, incluyendo dentro de éstos, aquellos referentes a la prevención de la evasión fiscal, lavado de activos y financiación del terrorismo u otros propósitos similares.
• Transmitir y/o transferir datos personales a proveedores dentro o fuera del territorio, para el almacenamiento de los datos personales o su tratamiento conforme a los acuerdos suscritos con WI y servicios suministrados tales como pero sin limitarse a registro fotográficos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES WI:

WI reconoce que los datos personales son propiedad de sus titulares y que únicamente ellos podrán decidir sobre estos. De acuerdo con lo anterior, WI en calidad de responsable y/o encargado (según sea el caso), del tratamiento de datos personales bajo su custodia asume los siguientes deberes:

1. Contar con el canal para obtener la autorización expresa por parte del titular para realizar cualquier tipo de tratamiento de datos.
2. Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la Ley de Protección de Datos Personales, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar de manera clara y expresa a titulares de los datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento por virtud de la autorización otorgada.
4. Garantizar al titular de la información todo el tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
5. Suministrar al encargado del tratamiento (según el caso), únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley de Datos Personales.
6. Informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
7. Mantener y velar por la seguridad de los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
8. Realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de estos le reporten novedades o solicitudes.
9. Informar la identificación, dirección física y/o electrónica, y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
10. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Información, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que el titular le ha otorgado a WI, ésta le comunicará oportunamente y de manera eficiente los cambios antes de o a más tardar al momento de implementación de las nuevas políticas.

AUTORIZACIÓN

WI requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. Dicha autorización será otorgada por: el titular, quien deberá acreditar su identidad; o los causahabientes, acudientes, representantes o apoderados del titular, quienes deberán acreditar tal calidad, representación o apoderamiento.

WI obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, correo electrónico, página web, aplicación o en cualquier otro formato que permita evidenciar que se divulgó la Política de Tratamiento de Información y que el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales.

WI podrá entregar la información de los titulares de los datos a los siguientes:

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a WI.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a WI para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
• A los terceros a los que el titular de los datos autorice expresamente para entregar la información y cuya autorización sea entregada a WI.

La autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a WI para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

CAMBIOS EN LA POLÍTICA

WI se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, por lo cual se recomienda a LOS CLIENTES y USUARIOS visitar con frecuencia nuestra página web viviendawi.com/privacy-policy donde se encuentra publicada. En caso de cualquier cambio material, WI hará lo posible para publicar un aviso de dicha modificación en la página. Cualquier cambio en la Política de Privacidad empezará a regir a partir de la «última actualización», y el uso continuado del servicio por el USUARIO y LOS CLIENTES en la fecha de última revisión constituirá aceptación de estos.

ATENCIÓN A CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Todo titular o causahabiente de datos personales tiene derecho de forma gratuita a realizar consultas y solicitudes a WI para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización o para realizar peticiones, quejas y reclamos respecto al tratamiento que WI da a la información.

Los titulares pueden contactarse con el área Comercial responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos a través del correo electrónico notificaciones@viviendawi.com

La consulta debe estar dirigida a nombre del área Comercial, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, solicitud, petición, queja o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y el correo electrónico. El titular de la información deberá presentar y/o adjuntar los siguientes documentos:

• Si se trata del titular: Documento de identidad válido.
• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad válido, Registro Civil de Defunción del Titular, Documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad de representante legal y/o apoderado del titular y el número del documento de identidad del titular.

En caso de que la consulta resulte incompleta, WI solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Todos los titulares de los datos personales tienen derecho a solicitarle a WI la eliminación total o parcial de sus datos personales. Para ello se seguirá el procedimiento establecido en el punto anterior de este documento.

La supresión de datos operará y será definitiva siempre y cuando los mismos: (a) no estén siendo tratados conforme a lo establecido por la legislación vigente; (b) hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la cual se recaudaron; (c) se haya superado el periodo de tiempo requerido para cumplir con el fin por el cual se recaudaron.

WI podrá negar la eliminación cuando: (a) El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; (b) La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de SAC de WI es la encargada de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular de los Datos Personales relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la Autorización. Así mismo, el área de Servicio al Cliente velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de WI a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares de los Datos.

VIGENCIA

Las presentes Políticas de Tratamiento de la Información entran en vigor a partir del primero (1º) de enero de 2024 y las bases de Datos que contienen la información de los titulares tendrán una vigencia de 10 años prorrogables por períodos iguales.